“우리나라 결재 문화 낭비적인 요소가 많다.”
결재서류에 자기 의견을 쓸 경우 장점 3가지
우리 사회에 고쳐야 할 게 많다. 비능률적이라면 효율적인 것을 찾아 하나하나 고쳐가는 게 순리일 것이다.
“우리나라 결재 문화는 낭비적인 요소가 많다.”
샐러리맨 A 씨가 이야기 도중 ‘결재 문화’의 문제점을 짚고 나섰다. 그러더니 다음과 같이 덧붙였다.
“열심히 문서를 만들어 상사에게 가져가면 상사는 결재한답시고 토씨가 틀리다고 퇴짜다. 기분 상하는 건 뒤로하더라도 이건 시간 낭비에 종이 낭비다.”
그는 “글의 문맥상 뜻이 맞으면 되는데 토씨가 틀리다고 퇴짜 놓을 필요가 있는가?”라고 반문했다. 직장인이라면 이런 생각 한 번쯤 가졌을 법하다. 직상 상사랍시고 결재서류 가져가면 괜히 폼 잡는 모습도 썩 유쾌하지 않다.
그는 “50중반인 지금까지 결재 받으러 온 서류에 오탈자가 있다고 퇴짜 놓지 않는다.”고 했다. 왜냐하면 “서류에 오탈자가 있으면 내가 고친 후, 결재 서류에 내 의견을 추가하면 되는데 굳이 다시 해오라고 내던질 필요가 없다”는 것이다.
결재서류에 자기 의견을 쓸 경우 장점 3가지
오탈자와 전쟁(?) 중인 관공서의 경우, 깔끔하지 않고 이런저런 체크가 되어 있는 공문서가 용납되지 않을 수도 있다. 또한 제도를 바꾸기까지 어려움이 예상된다. 하지만 민간 기업은 전자결재 등을 제외한 일반적인 내부 결재 시스템에 적용할 만하다.
그는 오탈자가 있는 결재서류에 수정을 가하고, 자신의 의견을 쓰는 것은 확실한 장점 세 가지가 있다고 설명했다.
첫째, 낭비를 없앨 수 있다.
결재 서류를 고치고 얽매이는 동안의 에너지 낭비, 시간 낭비, 종이 낭비라는 설명이다. 때문에 오탈자가 있어도 문맥이 맞으면 퇴짜 놓을 필요가 없다는 것이다.
둘째, 책임 소재가 분명하다.
서류에 사인만 할 경우 누가 어떤 의견을 제시 했는지 등이 나타나지 않아 책임 소재가 불분명할 때가 있다. 하지만 기안자의 의견에 상사의 의견을 덧붙이면 누가 봐도 책임 소재가 분명하게 나타난다는 점이다.
셋째, 비능률적이다.
퇴짜 맞은 서류를 고치는 건 에너지 낭비며, 그 시간에 다른 일을 하면 더 효과적이란 주장이다. 그리고 괜한 스트레스까지 쌓여 비능률적이라는 것이다.
그의 이야기를 듣고 보니 고개가 끄덕여졌다. 책임 소재가 분명할 경우 상사의 잘못을 아래 직원이 뒤집어쓰지 않아도 될 변수가 생기기 때문이다. 이 정도면 A 씨의 제안을 새겨볼만 하다.
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